Mannheim erhebt eine prozentuale Beherbergungssteuer, keine pauschale Abgabe pro Person. Für Aufenthalte ab dem 1. Januar 2026 beträgt der Steuersatz 4,5 % des vom Gast aufgewendeten Netto-Übernachtungspreises (ohne Umsatzsteuer); ab dem 1. Januar 2027 beträgt er 5 %. Die städtische FAQ nennt für den aktuellen Satz als Beispiel 3,60 € pro Person und Nacht bei einer Person und 80,00 € Netto-Übernachtungspreis pro Nacht sowie 2,00 € pro Person und Nacht bei zwei Personen in einem Zimmer für 80,00 € netto pro Nacht. Der Betreiber zieht die Steuer beim Gast ein. Bei ununterbrochenem Aufenthalt in derselben Einrichtung sind höchstens die ersten 21 Tage steuerpflichtig.
Für Geschäftsreisende gibt es keine Ausnahme oder Ermäßigung: Private und berufliche Übernachtungen werden gleichermaßen besteuert. Nicht als steuerbare Beherbergung gelten Unterkünfte in Krankenhäusern, Rehabilitationskliniken, Alten- und Pflegeheimen, Hospizen, Flüchtlingsunterkünften und vergleichbaren Einrichtungen für Personen in besonderen sozialen Situationen; Belegungen, die melderechtlich einen Wohnsitz begründen, werden nicht besteuert. Bei einem ununterbrochenen Aufenthalt von mehr als 21 Tagen sind nur die ersten 21 Tage steuerpflichtig. Eine Befreiung/Ermäßigung für Kinder oder Menschen mit Behinderung ist in den amtlichen Unterlagen nicht genannt. Ein Blindenführhund wird nicht als steuerpflichtige Nebenleistung einbezogen.
Eine kurzfristige Vermietung liegt vor, wenn die tatsächliche oder beabsichtigte Gebrauchsüberlassung höchstens sechs Monate beträgt. Sobald ein Übernachtungsangebot inseriert wird, muss die Beherbergungseinrichtung vor dem anzeigepflichtigen Ereignis mit amtlichem Vordruck bei der Stadt angezeigt werden. Der Betreiber muss die Beherbergungssteuer einziehen, vierteljährlich anmelden (bis zum 15. Tag nach Quartalsende) und entrichten (bis zum 30. Tag nach Quartalsende) sowie die vorgeschriebenen Aufzeichnungen aufbewahren. Zusätzlich ist in Mannheim Wohnraum, der wechselnden Nutzern zur vorübergehenden Fremdenbeherbergung angeboten oder beworben wird, unabhängig von Dauer oder Flächenanteil vorab zu registrieren; dafür wird eine Registrierungsnummer vergeben, die in jedem Inserat stets und gut sichtbar anzugeben ist. Bei genehmigungspflichtiger Nutzung (mehr als 10 Wochen pro Kalenderjahr und mehr als 50 % der Wohnfläche) ist eine Zweckentfremdungsgenehmigung erforderlich und dem Registrierungsantrag beizufügen.